Tekoälyn käyttöönotto yrityksessä: työkalujen ihmettelystä työn tekemiseen

Olemme viime vuosina keskustelleet tekoälystä kymmenien yritysten ja organisaatioiden kanssa. Yksi asia toistuu hämmästyttävän usein. Tekoälystä on puhuttu paljon. Johto on kiinnostunut. Henkilöstö on kokeillut ChatGPT:tä. Joku on käynyt koulutuksessa ja joku toinen rakentanut itselleen hienon promptikirjaston. Mutta kun kysymme, mitä organisaatiossa tehdään nyt eri tavalla kuin vuosi sitten, vastaus on usein aika epämääräinen. Tekoälyä käytetään, mutta toimintatavat eivät ole muuttuneet.

1. Selvitä ensin, mitä ihmiset oikeasti tekevät

Tekoälyn käyttöönottoa ei kannata aloittaa työkalujen ominaisuuslistasta. Kannattaa aloittaa työstä. Mihin ihmisiltä kuluu aikaa? Mitä tehtäviä tehdään viikoittain uudelleen? Missä tietoa kopioidaan järjestelmästä toiseen? Viestintätiimissä se voi tarkoittaa kuukausiraportointia, asiakastiedotteiden valmistelua tai pitkien dokumenttien käsittelyä. Myynnissä se voi tarkoittaa asiakastapaamisiin valmistautumista, tarjousten kirjoittamista tai CRM-tietojen täydentämistä. Kun ymmärretään työ, voidaan miettiä teknologiaa.

2. Selvitä, mitä tekoälyä jo käytetään

Monessa organisaatiossa tekoälyn käyttöönotto on alkanut jo kauan ennen virallista käyttöönottoprojektia. Yksi tekee kokousmuistiot tekoälyllä. Toinen analysoi Exceliä. Kolmas kirjoittaa LinkedIn-päivityksiä. Ongelma on, ettei kukaan välttämättä tiedä näistä kokeiluista. Siksi ensimmäinen järkevä tekoälyteko on usein nykytilanteen selvittäminen: löydetään jo toimivat käytännöt ja todelliset esteet.

3. Valitse yksi ongelma

Jos tekoälyn käyttöönottoa lähdetään tekemään kaikkialla yhtä aikaa, lopputuloksena voi olla valtavasti innostusta ja hyvin vähän pysyvää muutosta. Aloittaisimme yhdestä ongelmasta: tarjousten valmistelusta, viestinnän sisältöjen hyödyntämisestä, raporttien analysoinnista tai myynnin asiakastiedosta. Valitaan yksi tehtävä, rakennetaan siihen ratkaisu ja kokeillaan, toimiiko se. Jos toimii, jatketaan. Jos ei, opitaan jotakin.

4. Kouluta ihmiset heidän omalla työllään

Olemme valmentaneet ammattilaisia vuodesta 2013. Ihmiset oppivat parhaiten silloin, kun opittavalla asialla on välitön yhteys heidän työhönsä. Tekoälykoulutuksessa ei kannata käyttää kahta tuntia siihen, että näytetään, miten ChatGPT kirjoittaa runon. Kannattaa avata oikea työtehtävä. Samalla pitää huolehtia siitä, ettei luottamuksellisia aineistoja syötetä työkaluihin vastoin organisaation ohjeita.

5. Mittaa työn muutosta, älä tekoälyn käyttöä

Meitä ei kiinnosta, kuinka monta kertaa henkilöstö on avannut tekoälytyökalun. Meitä kiinnostaa, mitä sillä on saatu aikaan. Säästyykö aikaa? Paraneeko laatu? Syntyykö enemmän myyntimahdollisuuksia? Säästynyt aika ei automaattisesti muutu tuottavuudeksi. Pitää myös päättää, mihin se käytetään.

Tekoälyn käyttöönotto ei ole ensisijaisesti IT-projekti

Toki tarvitaan tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja teknisiä ratkaisuja. Mutta tekoälyn hyödyntäminen on ennen kaikkea työn kehittämistä. Noreasonilla autamme yrityksiä selvittämään tekoälyn nykytilanteen, valmentamaan henkilöstön ja rakentamaan ensimmäiset toimivat ratkaisut. Emme aloita kysymällä, mitä työkalua haluaisit käyttää. Aloitamme kysymällä, mikä työssä pitäisi saada toimimaan paremmin.