Miten tekoälykokeilusta tulee viestintätiimin yhteinen työtapa

Tekoälyn käyttöönottoa on helppo kuvata työkaluilla. Mitä meillä on käytössä? Kenellä on lisenssi? Kuka osallistui koulutukseen?

Viestinnän arjessa hyödyllinen kysymys on tarkempi: mikä toistuva työ sujuu nyt paremmin, ja pystyykö joku muukin tekemään sen samalla tavalla?

Ajatellaan asiantuntijahaastattelua. Siitä pitäisi tehdä verkkosivuartikkeli, LinkedIn-julkaisu ja sisäisen viestinnän nosto. Tekoäly voi auttaa luonnostelemaan kaikki kolme. Mutta ennen julkaisua jonkun pitää tietää, mistä väitteet ovat peräisin, mitä asiantuntija tarkoitti ja mikä sisältö on tarkoitettu millekin yleisölle.

Jos tämä tieto on vain yhden ihmisen päässä, onnistunut kokeilu ei vielä ole yhteinen työtapa.

Tehkää hyvästä käytännöstä siirrettävä

Toimivan tavan jakamiseen tarvitaan enemmän kuin kehote. Tarvitaan lähtöaineisto, kuvaus tavoitellusta lopputuloksesta ja tieto siitä, miten tulos tarkistetaan.

Käytännön voi kuvata yhdelle sivulle: tähän tehtävään käytämme tätä aineistoa, näin ohjaamme työkalua, nämä asiat tarkistamme ja tämä henkilö hyväksyy lopputuloksen. Mukaan kannattaa ottaa myös esimerkki tilanteesta, jossa menetelmä ei toimi.

Hyvä testi on antaa ohje toiselle työntekijälle. Jos hän ei pysty etenemään ilman alkuperäisen tekijän jatkuvaa apua, ohjeesta puuttuu vielä jotakin olennaista. Se on arvokas havainto ennen käytännön levittämistä koko tiimille.

Hyvä tekoälykäytäntö tarvitsee toisen käyttäjän.

Varatkaa oppimiselle oikea paikka kalenterista

Uuden työtavan kokeileminen vie aluksi aikaa. Jonkun pitää valita tehtävä, valmistella aineisto, kokeilla ja arvioida lopputulos. Jos tämä työ jää muun työn väliin, kokeilun eteneminen riippuu siitä, milloin arki sattuu antamaan tilaa.

Siksi kokeilulle kannattaa sopia pieni mutta todellinen työpanos. Kuka osallistuu? Missä työtehtävässä kokeillaan? Milloin tuloksia katsotaan yhdessä?

Rajaus auttaa. Koko viestinnän uudistamisen sijaan voidaan aloittaa yhdestä toistuvasta tehtävästä, kuten viikkokoosteen valmistelusta. Silloin on mahdollista nähdä, mitä muuttui ja mikä jäi edelleen ihmisen ratkaistavaksi.

Etsikää hyötyä myös ennen kirjoittamista

Viestintätyö alkaa usein kauan ennen ensimmäistä virkettä. Aineistoa etsitään, ihmisiä haastatellaan, lähteitä vertaillaan ja olennaista poimitaan. Jos lähtötiedot ovat hajallaan, tekstin nopeampi tuottaminen ratkaisee vain osan työstä.

Tekoälyä voi kokeilla esimerkiksi aineiston jäsentämiseen kysymyksiksi, joihin asiantuntijan pitää vielä vastata. Tai palaverimuistiinpanojen muuttamiseen tehtäväluetteloksi, jossa päätökset, ehdotukset ja avoimet asiat on erotettu toisistaan.

Myös kooste tarvitsee tarkistajan. Tiivis esitys voi näyttää varmemmalta kuin sen lähde. Siksi lähdeyhteyden ja epävarmuuksien pitää säilyä mukana.

Mitatkaa matka hyväksyttyyn lopputulokseen

Ensimmäisen luonnoksen valmistumisaika kertoo yhdestä työvaiheesta. Sen lisäksi kannattaa kirjata tarkistamiseen, korjaamiseen ja hyväksyttämiseen käytetty aika.

Vertailkaa mahdollisimman samankaltaisia tehtäviä. Sopia pitää myös laadusta: mitkä asiat lopputuloksessa täytyy olla oikein, jotta se voidaan hyväksyä? Muuten nopeampi suoritus voi tarkoittaa vain sitä, että osa työstä siirtyi seuraavalle ihmiselle.

Nopea luonnos voi olla hidas julkaisu.

Pieni kokeilu ei osoita koko organisaation tuottavuuden muutosta. Se voi silti antaa riittävän perustan päätökselle: jatketaanko tällä tavalla, muutetaanko sitä vai lopetetaanko kokeilu?

Aloittakaa yhdestä yhteisestä tehtävästä

Noreasonin näkökulmasta tekoälyn hyödyntämistä kannattaa rakentaa viestinnän todellisten tehtävien ympärille. Työkalun rinnalle tarvitaan ymmärrys yleisöstä, sisällön laadusta ja siitä, miten työ organisaatiossa etenee.

Valitkaa tehtävä, joka toistuu. Nimetkää vastuuhenkilö. Sopikaa, mitä parempi lopputulos tarkoittaa. Kirjatkaa tapa niin, että toinenkin osaa kokeilla sitä.

Siitä syntyy konkreettinen seuraava askel: käytäntö, jota voidaan arvioida yhdessä ja kehittää kokemuksen perusteella.

Valitse yksi tehtävä ja sopikaa nämä

1. 01Tehtävä: mitä toistuvaa työtä kokeilu koskee?
2. 02Aineisto: mitä tietoa saa käyttää ja missä työkalussa?
3. 03Vastuu: kuka vetää kokeilua ja kuka tarkistaa tuloksen?
4. 04Työaika: mistä kokeiluun tarvittava aika varataan?
5. 05Laatu: millainen lopputulos hyväksytään?
6. 06Jatkopäätös: milloin päätetään jatkamisesta, muuttamisesta tai lopettamisesta?